1. מי אנחנו ועל מי המדיניות חלה
Emilo היא פלטפורמת B2B לעסקים שמרכזת פניות מערוצים מחוברים, מסייעת במענה ובסיווג לידים, מנהלת פולואפים ותומכת בתיאום פגישות ובהעברת שיחות לצוות אנושי.
המדיניות חלה על מבקרים באתר, על משתמשים עסקיים שנרשמים לשירות או מנהלים חשבון, ועל אנשים שמתקשרים עם לקוחות עסקיים של Emilo דרך ערוצים שחוברו לשירות. כאשר עסק משתמש ב־Emilo כדי לנהל שיחה עם ליד או לקוח, מדיניות הפרטיות של אותו עסק עשויה לחול בנוסף למדיניות זו.
פרטי הגוף המפעיל
- שם השירות
- Emilo
- דוא״ל לפניות פרטיות
- info@emilo.io
2. התפקיד שלנו ביחס למידע
לפי חוק הגנת הפרטיות, התשמ״א–1981 והתקנות מכוחו, Emilo היא בדרך כלל בעלת שליטה במאגר מידע ביחס למידע שהיא קובעת את מטרות עיבודו — למשל מידע על מבקרי האתר, אנשי קשר עסקיים, משתמשי חשבון, חיוב, אבטחה ותפעול השירות. במונחי GDPR, כאשר הוא חל, זהו בדרך כלל תפקיד של controller.
ביחס לתוכן שיחות, פרטי לידים ולקוחות, פגישות ונתונים שהעסק מחבר או מזין לשירות, העסק הלקוח קובע בדרך כלל את מטרות ואופן השימוש. במקרים אלה Emilo פועלת עבור העסק כמחזיקה או ספקית שירות, ובמונחי GDPR כ־processor, בהתאם להוראות העסק ולהסכם עמו.
ייתכנו פעולות מוגבלות שבהן Emilo קובעת מטרה עצמאית גם לגבי מידע שמקורו בשירות, למשל שמירה על אבטחת המערכת, מניעת שימוש לרעה, עמידה בחובות דין וניהול מחלוקות. התפקיד המדויק תלוי בהקשר ובדין החל.
3. ממי אנחנו מקבלים מידע
- מבקרי האתר — מידע שנמסר בפנייה, בהרשמה לדמו או באמצעי יצירת קשר, וכן מידע טכני בסיסי שנוצר בזמן הגלישה.
- משתמשים עסקיים — פרטי חשבון ואנשי צוות, מידע על העסק, הגדרות, חיבורים לשירותים אחרים, פעילות במוצר ותקשורת עם Emilo.
- לידים ולקוחות של עסקים — הודעות ופרטים שמגיעים מערוצי תקשורת מחוברים, מטפסים, מיומנים או ממקורות שהעסק בוחר לחבר. ברוב המקרים המידע נאסף עבור העסק ובהנחייתו.
4. סוגי המידע שעשויים להיאסף
- פרטי חשבון וקשר, כגון שם, דוא״ל, טלפון, תפקיד, פרטי התחברות והרשאות משתמש.
- מידע עסקי, כגון שם העסק, תחום פעילות, שעות פעילות, תהליכי מכירה, העדפות והגדרות אוטומציה.
- שיחות ותוכן הודעות, לרבות טקסט, קבצים מצורפים, זמני הודעות, תגובות, סיכומי AI והנחיות למענה.
- פרטי לידים ולקוחות, כגון שם, אמצעי קשר, מקור הפנייה, סטטוס ליד, רמת עניין, הערות והיסטוריית טיפול.
- מידע על פגישות ויומן, כגון זמינות, מועד, משתתפים, פרטי קשר, סטטוס פגישה והערות שהעסק בוחר לסנכרן.
- מידע טכני, יומן מערכת ומכשיר, כגון כתובת IP, סוג דפדפן ומכשיר, זמני גישה, אירועי אבטחה, שגיאות ומזהים טכניים.
- מידע שימוש וניתוח, כגון פעולות במוצר, שימוש בתכונות, ביצועי אוטומציות ונתונים מצרפיים שנועדו להבין ולשפר את השירות.
5. למה אנחנו מעבדים מידע
- כדי להפעיל את האתר והשירות, לפתוח ולנהל חשבונות ולספק תמיכה.
- כדי לקלוט פניות, לנתב שיחות, לנהל לידים, לבצע פולואפים, לתאם פגישות ולאפשר העברה לאדם — לפי הגדרות העסק.
- כדי להתאים את השירות לעסק, לשמור הגדרות וחיבורים ולמדוד את פעולת המערכת.
- כדי לאבטח חשבונות, לאתר תקלות או שימוש לרעה, לשמור יומני מערכת ולהגן על Emilo, לקוחותיה והציבור.
- כדי לתקשר עם משתמשים בנוגע לשירות, לבקשות, לעדכונים תפעוליים וליחסים העסקיים.
- כדי לעמוד בחובות משפטיות, לטפל במחלוקות ולאכוף הסכמים.
כאשר GDPR חל על עיבוד מסוים, הבסיס המשפטי עשוי להיות ביצוע חוזה או צעדים לקראתו, אינטרס לגיטימי שנבחן מול זכויות האדם, הסכמה כאשר היא נדרשת, או חובה משפטית. כאשר Emilo מעבדת מידע עבור עסק, העסק אחראי לקבוע בסיס חוקי מתאים למסירת המידע ולעיבודו בשירות.
6. עיבוד באמצעות בינה מלאכותית
Emilo מעבירה ל־OpenAI תוכן אמיתי של שיחות ומידע נלווה כדי ליצור או להציע תשובות AI, להבין כוונה וצורך, לסווג לידים, להפיק סיכומים והמלצות ולתמוך באוטומציות שהעסק הגדיר. התוצאות עשויות להיות לא מדויקות, ועל העסק להפעיל שיקול דעת ובקרה אנושית במקום שבו הדבר נדרש.
OpenAI מעבדת את הקלט והפלט בהתאם לתנאי השירות, להגדרות ולהסכמים החלים על השימוש בה. תנאי השמירה, השימוש והשימוש האפשרי לשיפור או לאימון מודלים תלויים בהסדר הפעיל ועשויים להשתנות. לכן איננו מצהירים במדיניות זו שתוכן שיחות מוחרג באופן גורף מאימון. מידע מדויק יותר עשוי להופיע בהסכם הרלוונטי עם העסק ובתיעוד הספקים העדכני של Emilo.
אין להסתמך על סיווג אוטומטי בלבד לקבלת החלטה בעלת השפעה משפטית או משמעותית דומה על אדם. אם שימוש כזה מתוכנן, העסק נדרש לבחון מראש את הדין החל, את הצורך בבקרה אנושית ואת זכויות האדם הנוגע בדבר.
7. ספקי שירות וספקי משנה
Supabase משמשת כיום את Emilo למסד הנתונים ולאחסון. OpenAI מעבדת תוכן שיחות לצורך תשובות AI, הבנת כוונה, סיווג לידים, סיכומים, המלצות ואוטומציות. תשתית הייצור וה־backend צפויים לפעול על AWS.
Emilo עשויה להיעזר גם בספקים הנחוצים לאבטחה וניטור, תמיכה, תקשורת, חיוב ותפעול. ספק מקבל את המידע הדרוש לתפקידו ופועל לפי ההרשאות וההסדרים החלים על השירות שהוא מספק. אם מערך הספקים ישתנה באופן מהותי, המדיניות או התיעוד המתאים יעודכנו בהתאם לנסיבות, להסכמים ולדין.
8. שירותים חיצוניים שמחוברים ל־Emilo
עסק יכול לבחור לחבר ל־Emilo את WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger וערוצי תקשורת נתמכים נוספים. Google Calendar משולב לצורכי זמינות ופגישות, וייתכן שבעתיד יתווספו חיבורים נוספים לשירותי Google. חיבור עשוי לאפשר ל־Emilo לקבל ולשלוח הודעות, לקרוא פרטים שהעסק התיר וליצור או לעדכן אירועי יומן.
השירותים המחוברים מופעלים בידי צדדים שלישיים ולכל אחד מהם תנאים ומדיניות פרטיות משלו. העסק אחראי לבחור אילו חיבורים להפעיל, להגדיר הרשאות מתאימות ולוודא שיש לו סמכות לחבר את המידע. ניתוק שירות מונע בדרך כלל סנכרון חדש, אך אינו מוחק בהכרח מידע שכבר הועבר ל־Emilo או נשמר אצל הספק החיצוני.
9. העברת מידע מחוץ לישראל
ספקים, תשתיות או צוותים עשויים לפעול במדינות אחרות, ולכן מידע אישי עשוי להיות מאוחסן או מעובד מחוץ לישראל או למדינה שבה נמצא האדם. דיני הפרטיות במדינת היעד עשויים להיות שונים.
כאשר הדין מחייב זאת, העברה תתבצע על בסיס מנגנון מתאים, כגון תנאי ההעברה שנקבעו בדין הישראלי, התחייבויות חוזיות, החלטת התאמה או סעיפים חוזיים תקניים לפי GDPR. המנגנון המתאים תלוי במקור המידע, במדינת היעד ובזהות הצדדים.
10. כמה זמן נשמר מידע
אין תקופת שמירה קבועה ואחידה לכל סוגי המידע. מידע נשמר כל עוד הדבר נחוץ באופן סביר כדי לספק את השירות, לנהל רשומות עסקיות לגיטימיות, לעמוד בחובות משפטיות, ליישב מחלוקות ולהגן על זכויות. בקביעת משך השמירה יובאו בחשבון גם הוראות העסק, תקופת החשבון והחוזה, צורכי אבטחה וגיבוי וסוג המידע.
עסק לקוח עשוי לקבוע הוראות שמירה לגבי שיחות ולידים שבשליטתו. כאשר מידע אינו נדרש עוד, הוא עשוי להימחק, לעבור אנונימיזציה או להיות מבודד, בכפוף למחזורי גיבוי, להסכם עם העסק ולחובות שמירה תקפות.
11. אבטחת מידע
Emilo נוקטת אמצעים מנהליים, טכניים וארגוניים שנועדו להתאים לסיכונים של השירות. אמצעים אלה עשויים לכלול בקרת הרשאות וגישה, אימות, תיעוד וניטור אירועים, גיבויים, הצפנה כאשר היא מתאימה, ניהול ספקים ונהלים לטיפול באירועי אבטחה.
אין מערכת מאובטחת באופן מוחלט. איננו מבטיחים שמידע לעולם לא יאבד, ייחשף או יותקף. משתמשים עסקיים אחראים לשמור על פרטי ההתחברות, לנהל הרשאות צוות, להגדיר חיבורים באופן מצומצם ולעדכן את Emilo על חשד לשימוש בלתי מורשה.
12. זכויות ובקשות פרטיות
בכפוף לדין החל, אדם עשוי לבקש לעיין במידע אישי עליו, לתקן מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן, ולבקש מחיקה במקרים שבהם קיימת זכות כזו. כאשר GDPR חל, עשויות לעמוד גם זכויות להגבלת עיבוד, התנגדות, ניידות מידע, משיכת הסכמה והגשת תלונה לרשות פיקוח, וכן זכויות מסוימות ביחס להחלטות אוטומטיות.
לפני טיפול בבקשה נוכל לבקש פרטים סבירים לאימות זהות ולאיתור המידע. זכויות אינן מוחלטות, וייתכנו חריגים או מגבלות לפי דין. אם הבקשה מתייחסת לשיחה או לליד שמנוהלים עבור עסק לקוח, מומלץ לפנות תחילה לאותו עסק. Emilo תסייע לעסק לטפל בבקשה בהתאם להסכם ולדין החל.
14. ילדים וגיל מינימלי
Emilo היא שירות המיועד בעיקר לעסקים ואינו מיועד לילדים. משתמשי חשבון צריכים להיות בני 18 ומעלה או מורשים לפעול בשם עסק. אם נודע לנו שילד מסר מידע ישירות בניגוד לתנאים החלים, הורה או אפוטרופוס יכול לפנות אלינו כדי שנבחן את הבקשה.
כאשר עסק מתקשר באמצעות Emilo עם אדם שהוא קטין, העסק אחראי לקבוע אם העיבוד מותר, לספק הודעה מתאימה ולקבל הסכמה הורית או הרשאה אחרת כאשר הדין דורש זאת.
15. שינויים במדיניות
אנו עשויים לעדכן את המדיניות בעקבות שינוי בשירות, בספקים, בדין או באופן עיבוד המידע. הגרסה העדכנית תפורסם בעמוד זה ותאריך העדכון ישתנה. כאשר שינוי מהותי דורש הודעה נוספת או הסכמה, נפעל בהתאם לנסיבות ולדין החל.
16. יצירת קשר ובקשות פרטיות
לבקשת עיון, תיקון או מחיקה, לשאלה על המדיניות או לדיווח על חשש פרטיות, פנו לכתובת המופיעה להלן. ציינו כיצד ניתן לזהות את החשבון, העסק או השיחה הרלוונטיים, אך אל תשלחו מידע רגיש שאינו נחוץ לבקשה.
כאשר Emilo פועלת עבור עסק לקוח, ייתכן שנעביר את הבקשה לעסק או נבקש שתפנו אליו ישירות, משום שהוא הגורם שמחליט לגבי המידע.
המדיניות נועדה להסביר את אופן הטיפול במידע ואינה מצמצמת זכויות שמוקנות לפי דין.